Via deze verborgen pagina organiseert ronaldjan.com zijn workflows. Elke workflow is verdeeld in enkele standaard stappen die doorlopen moeten worden alvorens een actie gereed is. Voordeel van deze werkwijze is dat interne handelingen nauwelijks fout kunnen gaan - want altijd van dezelfde opzet. Nadeel is dat handelingen meer tijd vragen dan strikt noodzakelijk.
Backoffice
Factuur ontvangen
• ronaldjan.com ontvangt facturen via het speciaal hiervoor aangemaakte emailadres: goudvis[at]ronaldjan.com
• Als een factuur binnenkomt wordt hij direct doorgestuurd naar de inbox van het administratieplatform
• In het administratieplatform kan de factuur worden betaald of van een vervaldatum worden voorzien (betalingsnotificatie)
Offerte sturen
• Aanmaken offerte via administratieplatform
• Gegegevens uit Airtable indien order, anders 'koud' invoeren
Order aanmaken
• Aanmaken order via administratieplatform
• Gegegevens uit offerte indien acquisitie, anders 'koud' invoeren
Factuur aanmaken
• Aanmaken factuur via administratieplatform
• Gegegevens uit order invoeren
Aankoopbon ontvangen
• Indien zakelijk betaald, aankoopbon fotograferen mbv iPhone camera
• Delen via inbox email adres administratieplatform
• Bon foto in prullenmand tikken, deze wordt automatisch na 30 dagen verwijderd
• Inboeken van betaling op administratiedag
Acquisitie (met sample)
• Altijd te benaderen contact invoeren in de Airtable acquisitie base
• Contactmomenten registreren en plannen via Airtable/Google Calendar
• Adresgegevens uit Airtable copy-paste op DYMO adresetiket
• Aanmaken (sample) order in administratieplatform (€ 0,-)
• Adresgegevens uit Airtable/DYMO copy-paste in administratieplatform
• Aanmaken '0' factuur en order kenmerken op 'uitgeleverd' in administratieplatform
• '0' factuur of pakbon uitprinten, deze dient als afgiftebewijs
• Afgiftebewijs fotograferen en uploaden in acquisitie regel in Airtable